Tudo o que precisa saber sobre a Assinatura Digital Qualificada
1. Qual a diferença entre a Assinatura Eletrónica e a Assinatura Digital?
Na prática, não há qualquer diferença entre as duas. O termo oficial utilizado pelo Governo é “Assinatura Eletrónica Qualificada”, contudo, de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, tem sido mais utilizado o termo “Assinatura Digital Qualificada”.
2. A Assinatura Digital Qualificada é sempre necessária?
A Assinatura Digital Qualificada é obrigatória em documentos enviados por via eletrónica por ser a melhor forma de conferir ao documento os requisitos de autenticidade do emissor e integridade do documento.
3. Qual a diferença entre uma Assinatura Digital e um Selo Eletrónico Qualificado?
As empresas precisam de um certificado que as identifiquem enquanto entidade e, para além disso, precisam ainda de garantir a Assinatura Digital Qualificada para efeturar a assinatura dos documentos (Selo Eletrónico).
4. Qual é a diferença entre a certificação duma fatura com a assinatura digital com recurso aos atributos profissionais e a aposição de um selo digital qualificado?
A assinatura digital com recurso aos atributos profissionais certifica que uma pessoa com determinada função (por exemplo sócio gerente) dentro duma organização ou empresa procedeu à assinatura da fatura recorrendo ao certificado associado ao cartão do cidadão. A aposição de um selo digital qualificado, atesta que uma empresa procedeu à assinatura da fatura através dum certificado digital emitido para a empresa ou organização.
5. Como verificar a legalidade de uma fatura?
Para garantir a autenticidade dos documentos de faturação da empresa, é essencial saber identificar os elementos que lhe atribuem a legalidade:
• Certificado e Assinatura Digital Qualificada em nome da empresa que as emite;
• Identificação da empresa em todos os documentos emitidos;
• Preço líquido e valores tributáveis na fatura;
• Denominação detalhada dos bens ou serviços prestados;
• Faturas datadas e numeradas sequencialmente.
6. Que documentos devem ser assinados?
No âmbito da legislação da Faturação Eletrónica, a obrigatoriedade de Assinatura Digital Qualificada aplica-se às faturas em formato PDF enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
7. Os meus documentos de faturação assinados por uma terceira entidade, são válidos?
Não. Todos os documentos de faturação devem deter certificado e assinatura em nome da própria empresa e nunca em nome de terceiros, de modo a reter o seu valor legal – de acordo com o comunicado do Gabinete Nacional de Segurança.
8. As faturas com assinatura digital qualificada são válidas para entidades públicas?
No caso da faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos, a comunicação de faturas tem de ser feita através do envio do formato standard CIUS-PT às entidades públicas. Este envio poderá ser realizado através de um sistema de faturação eletrónica automatizado (EDI).
9. As soluções da PRIMAVERA integram com a plataformas criada pelo governo (AMA/SAFE) para dar resposta à obrigatoriedade da assinatura digital qualificada?
As nossas soluções ainda não têm esta integração com a AMA/SAFE (em desenvolvimento). Poderá entretanto responder à obrigatoriedade aderindo à solução de faturação eletrónica da YET que lhe garante o envio de faturas em PDF assinadas eletronicamente.